Presentamos uno de los casos finalistas del Premio ASUG a la Innovación en Proyectos SAP 2020: el proyecto de Metrogas desarrollado por e-procure.
Siendo que la principal función del a empresa es la distribución de GAS a mas de 2.500.000 clientes el proceso de
Abastecimiento y Contrataciones es uno de los principales desafíos en la organización.
El proyecto tuvo alcance para toda la organización, desde las áreas requirentes, mantenimiento, desarrollo de proveedores, contrataciones, hasta tesorería y cuentas por pagar.
Con el proyecto se buscaba transformar procesos de Abastecimiento tradicionales en procesos apalancados por tecnologías innovadoras de manera de optimizar, brindar visibilidad y siempre teniendo en cuenta las regulaciones de contratación por ser una empresa de servicios públicos.
El impacto del proyecto fue en gran cantidad de áreas y departamentos de la organización, con el fin de acercar una solución amigable, ágil y que brinde transparencia y visibilidad.
El proyecto tuvo varias etapas:
Introducción
Metrogas cuenta con SAP ERP desde el año 1.998, sistema que cubría parcialmente los procesos de desarrollo de proveedores y abastecimiento y el proceso de cuentas por pagar y pagos.
A su vez, durante el año 2006, se diseño una solución para la digitalización, aprobación y registración de facturas de proveedores, basada en herramientas de Open Text y desarrollo de workflow en SAP R/3.
Con el fin de optimizar y transformar el proceso desde la Necesidad al Pago, decide incorporar la solución SAP ARIBA y VIM de Opentext, por medio de una Licitación Pública, adjudicando a eProcure.AR como socio tecnológico.
Alcance del Proyecto
SAP Ariba
Suite Estratégica
-SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance
– SAP Ariba Sourcing
-SAP Ariba Contracts
Suite Operacional
-SAP Ariba Buying
-SAP Ariba Commerce Automation
VIM
-SAP Invoice Management by Open Text
-OCR option for SAP Invoice Management by Open Text
-SAP Document Access by Open Text
Soluciones y Procesos relacionados
SAP ARIBA Buying Implementación de solución de Catálogos para facilitar gestión de Contratos por parte de Proveedores y catálogos de Mercado Libre para compras menores. Minimizando las tareas operativas en Compras.
Supplier LifeCycle & Performance. Implementación de solución para gestión de altas y mantenimiento de Proveedores y evaluación de Performance.
SAP ARIBA Sourcing. Con el fin de mejorar los tiempos de gestión, visibilidad, reporting y ahorro en los procesos de negociación se ha implementado la solución de Sourcing con procesos RFX y Subastas.
Contract Management. Implementación de repositorio central y de creación de Contratos.
Commerce Automation. Se implementa la solución para publicar la Orden de Compra con el proveedor y colaborar con este.
VIM. Se implementa proceso de gestión de Facturas por OCR y circuitos de Workflow para optimizar el proceso de gestión de facturas.
La transformación digital, los resultados de febrero 2020
Documentos de Compras. Entre Nov-Dic 2019 se gestionó el 40% de los procesos en Sourcing (primeros 2 meses de operación en SAP ARIBA), el objetivo 2020 es superar el 80%. Carritos de Compras: se implementó catálogo de librería con intención de implementar catálogos de EPP y ferretería en 2020.
Gestión de Proveedores. La base de proveedores de Metrogas es de 5000 proveedores, actualmente se han migrado a SAP ARIBA apróx. 800. Existen distintos procesos de evaluación de performance en curso.
Facturas procesadas. Desde el GoLive se han procesado + 25.000 facturas por la plataforma
Por qué el proyecto es innovador?
Digital Transformation Enablement
Transformación de procesos implementados en 1.998. Se han transformado procesos de Abastecimiento
adoptados en el Sistema SAP ERP desde 1998, dando cumplimiento a toda la normativa de empresa y leyes de contrataciones públicas y sin generar impacto en las operaciones pre-existentes.
Extensión por medio de OPEN APIs. Con el fin de soportar algunos procesos requeridos por auditoria interna se ha ampliado la funcionalidad por medio de OPEN APIs.
Se diseñó un nuevo modelo integración del alta del proveedor entre la distintas plataformas que luego se utilice de ejemplo por SAP ARIBA para futuras implementaciones.
FULL SUITE – Único Implementación de Suite Estratégica y Suite Operacional + VIM.
Único Proyecto en la región con todos los módulos implementados, activados y FULL integrados con un único GoLive.
Visibilidad proceso. Con la plataforma implementada se cuenta con visibilidad de los distintos procesos en forma on-line y transparente.
Herramientas amigables. Se incluyó dentro del Proyecto la implementación de SPOT Buy, solución integrada con Mercado Libre.
Proyecto cerrado. Proyecto completo en 1 Fase llave en mano, exitoso y actualmente en etapa de mejoras evolutivas.
Acerca de eProcure.AR
Empresa proveedora de servicios de consultoría e implementación de soluciones de Procurement SAP, en todas sus modalidades: On Premise, RDS y Cloud. La compañía opera internacionalmente desde su Global Delivery Center localizado en Argentina, sus oficinas de Chile, México y USA entre otros países. Es SAP Service Partner y Reseller de licencias SAP, posee mas de 12 años de trayectoria. Para más información visite el sitio www.eprocure-ar.com.
Acerca de Metrogas
Somos una de las empresas de servicios públicos más importante de la Argentina y la primera en el sector de distribución de gas natural. Más de 2.500.000 clientes reciben a diario nuestro servicio, lo que nos convierte en la distribuidora más grande del país.
Operamos en forma segura y confiable, estableciendo un vínculo de respeto con la sociedad y el medio ambiente. Todo lo que emprendemos lo hacemos en base a la integridad y a sólidos principios éticos, generando valor para nuestros clientes, accionistas, comunidad y colaboradores.
Conformamos un equipo de más de 1.200 personas que comparten valores con bases en la orientación al cliente, el aprendizaje continuo, la calidad como forma de vida, el cumplimiento estricto de las normas de seguridad y el respeto por el entorno.
Nuestro objetivo es claro: ser líderes en la prestación de servicios públicos en términos de eficiencia, confiabilidad y atención al cliente.