Presentamos uno de los casos finalistas del Premio ASUG a la Innovación en Proyectos SAP 2020: el proyecto de San Miguel que obtuvo el 2 puesto.
El proyecto
El proyecto de “Aplicaciones Comerciales” nace de una necesidad concreta de atender al mercado de comodities en su dinámica donde los precios varían entre el inicio de la operación y la liquidación final del precio.
La gestión de los cambios de precios a través de las distintas áreas de la compañía formaba parte de un proceso con alto porcentaje de intervención manual, desfasaje de envío, recepción y actualización de la información proveniente de diversos sistemas. La información no obtenida en tiempo y forma provocaba que en los niveles de decisión de negocio, Finanzas y Comercial, de San Miguel Global, no se pudiera realizar un correcto análisis para la toma de decisiones, al no contar con una fuente de información unificada, certera y en tiempo real, perdiendo visión del posicionamiento de la compañía no sólo a nivel comercial sino económico-financiero global.
Se decidió entonces llevar a cabo el proyecto de Aplicaciones Comerciales en un período de 7 meses de duración con una inversión de USD 52.000. El principal objetivo del proyecto fue generar Apps sobre SAP – Fiori, con funcionalidad offline sobre IOS y Android e integración a los circuitos SAP como backend (ECC con BD-HANA), que permitan administrar las estimaciones y liquidaciones de contratos comerciales y dar visibilidad del ingreso por venta futuro.
La solución técnica desarrollada involucró:
I-APP de Estimaciones Comerciales: Aplicación en formato móvil (IOS y Android) con funcionamiento off-line, así como formato, web que permite a las personas del área ir actualizando (proceso de estimación) en la App los nuevos precios y montos de reclamos hasta llegar al acuerdo final con el cliente, generando información en tiempo real. A nivel SAP ERP, esta información generará un Documento estimador (pedido espejo SD) que ira recolectando las variaciones de precios y reclamos para provisionar ingresos.
II-APP de Liquidaciones Comerciales?: Aplicación en formato Web, donde las personas del área de Customer Service, en base a la información de las ventas ya cerradas en la Aplicación de Estimaciones, agregarán componentes de costos y reclamos para definir la facturación final al cliente. A nivel SAP ERP, esta información actualizará el Documento Estimador que ira recolectando los cargos agregados y al cierre de la liquidación fijará los valores finales de la facturación para su posterior gestión del área de Facturación la cual realizará una Nota de crédito/débito según el valor del precio resultante.
III-Programa Contabilizador de Provisiones?: Ambas Aplicaciones generan la información en el back end (SAP) para que un programa de contabilización de provisiones genere los asientos de ingresos futuros de las ventas en curso, tomando los valores de la última actualización de precios, monto de reclamos o componentes de costos cargados en las Apps. De esta manera se cuenta con información de los ingresos a percibir en forma más oportuna para su uso.
El resultado del proyecto fue un proceso unificado en un solo sistema, de acceso mobile, con funcionamiento off-line, que permitió no sólo información asertiva en tiempo real, sino también un sistema que impulsó y mejoró la integración de las áreas involucradas en el proceso.