SANCOR SEGUROS inició un proceso de transformación tecnológica, buscando crecimiento de sus operaciones en el camino hacia una solución integral que unifique sus procesos y potencie nuevas formas de trabajo.
Dentro del Marco del Programa ÜP!, desde fines de 2018 comenzó a utilizar SAP S/4 HANA, una solución tecnológica que permite adoptar las mejores prácticas para gestionar los procesos de trabajo que soportan la operación.
Luego de una primera etapa que abarcó los módulos de Compras y Contrataciones, Tesorería, Control de Gestión, Impuestos, Presupuesto y Contabilidad, SANCOR SEGUROS ingresó en la segunda etapa de implementación de la herramienta SAP, el Proyecto Release 2 que comprende los procesos de Cobranzas, Gestión de Deuda y reclamación convirtiéndose así en una de las primeras aseguradoras en Argentina en utilizar la solución SAP FS-CD (Financial Services, Collections & Disbursements) existiendo más de 200 implementaciones de FS-CD a nivel mundial.
Para llevar adelante este proceso, SANCOR SEGUROS eligió a SAP Digital Business Services como habilitador y socio de negocios de su transformación digital.
El Proyecto involucró 84 procesos, con integraciones de gran complejidad entre SAP y sistemas legados e interacciones con 80 entidades de cobranza y más de 500 usuarios capacitados.
Características destacadas del mismo fueron:
- Evolución Tecnológica: implementación de SAP Insurance Collections/Disbursements (FS-CD) para los procesos de Cobranzas y Gestión de Deuda de la industria de seguros integrada a SAP S/4HANA 1709 on premise en la nube privada Hana Enterprise Cloud, donde el usuario interactúa con la solución a través de SAP Fiori Launchad operando desde aplicaciones estándar, custom y transacciones en entorno Belize logrando armonía en la experiencia de usuario.
- Equipo de Proyecto: Integrado por recursos de SANCOR SEGUROS, SAP Servicios, SAP Premiun Engagement, Partner SNP Group, además de otras empresa contratadas por Sancor Seguros para la realización de diversas actividades del proyecto, incluyendo ejecución de Pruebas Integrales, Gestión de Cambio, Digitalización de Documentos, Portal de Cobranzas, Cobranzas Masivas. Involucró a 116 colaboradores, 718 usuarios impactados, 528 usuarios SAP, más de 600 horas de capacitación 100% virtual
- Productos y Servicios: SAP FS-CD, SAP S/4HANA, SAP Fiori, SAP HANA Enterprise Cloud (HEC), SAP Process Orchestation, SAP Vendor Invoice Management (VIM), Servicio SAP Digital Business y SAP Value Assurance
- Ejecución: El Proyecto se inició con la etapa Preparación en diciembre de 2018. La puesta en Producción (Go Live) del Release 2 fue el 5 de octubre de 2020 y finalizó con el soporte post entrada en vivo a fines de noviembre de 2020. A partir de marzo de 2020 la declaración del aislamiento obligatorio por la pandemia llevó a los equipos a trabajar de manera 100% virtual con consultores distribuido a lo largo del país e incluso en otros países. Las ejecuciones de pruebas integrales, UAT, Piloto y Go-live fueron ejecutados de manera remota lo cual para SANCOR SEGUROS significó una nueva forma de trabajo y la primera experiencia de salida en vivo con soporte virtual. Un equipo muy reducido situado en Sunchales pudo volver a la oficina de proyecto.
Los principales Objetivos y Beneficios de la implementación fueron:
- Procesos más eficientes y automatizados para la gestión de cobranzas
- Unificación de la Cuenta Corriente del Cliente
- Optimización de la administración de cartera de cheques
- Mejora en los procesos de conciliaciones bancarias
- Inicio de un camino hacia la contabilidad en tiempo real
- Reclamaciones automáticas de deuda
- Información oportuna para gestionar las cobranzas y reportes en tiempo real que aseguren la consistencia y trazabilidad de las operaciones
- Automatización en la gestión de registro de facturas y pago de comisiones a Intermediarios
- Obtención de reportes de Cash Flow financiero
Entre los principales beneficios perseguidos a partir de la implementación se encuentra el de unificar procesos centrales adoptando las mejores prácticas del mercado posibilitando trabajar con mayor eficiencia e integración entre las áreas de la organización; obtener información de mayor calidad y en tiempo real para la toma de decisiones y sentar las bases de una plataforma tecnológica de clase mundial que se ajuste a la dinámica del mercado permitiendo adaptarse al nuevo perfil de los clientes actuales y potenciales.
El escenario ajustado de implementación final fue:
- Países: 1 Argentina
- Sociedades Financieras en Alcance: 1 SANCOR SEGUROS
- 47 integraciones entre SAP y sistemas legados
- 7 millones de clientes migrados, +4 millones de pólizas migradas, +8.5 millones de partidas abiertas migradas
- 80 entidades de cobranzas masivas
- 528 usuarios finales SAP
- Ejecución en 21 meses + 2 mes de soporte
La implementación de la solución SAP FS-CD S/4HANA en SANCOR SEGUROS es un caso de éxito ejemplar en cuanto a la rapidez con que sumó valor agregado a sus procesos de negocio.
El reemplazo de las planillas de cálculo y otros sistemas obsoletos por una solución integral eliminó el error humano y favoreció la productividad y colaboración. Áreas como Finanzas ahora conocen en tiempo real con qué recursos cuentan para planificar y optimizar su gestión.
En resumen, los beneficios de la implementación para SANCOR SEGUROS fueron:
- Procesos unificados, estandarizados basados en las mejores prácticas del mercado
- Automatización en la gestión de cobranzas brindando transparencia y trazabilidad
- Consistencia, unificación y trazabilidad de las cuentas por cobrar
- Reclamaciones automáticas de deuda
- Optimización de la administración de cartera de cheques
- Mejora en los procesos de conciliaciones
- Información oportuna para gestionar las cobranzas
- Optimización del proceso de pago de comisiones a Intermediarios mediante la automatización de la carga de comprobantes a través del uso de la solución VIM
- Eficiencia en los procesos de pagos desde las siguientes aristas: flexibilidad e información oportuna para los fondos inmovilizados para gastos menores y el manejo eficiente del fondo
- Escalabilidad de la solución para ser implementada en todas las otras empresas del grupo y nueva tecnología que permite proyectos de innovación adoptando metodologías de implementación que brindan un marco de trabajo ordenado y controlado que los prepara para futuros upgrades de la solución y complementa las ya utilizadas por el grupo
- Desarrollo de nuevas capacidades y skills de los colaboradores de SANCOR SEGUROS alineados a las nuevas tecnologías como a la operación
- A través de mecanismos de alerta temprana de deuda configurados en la herramienta, fue posible disminuir los montos de deuda y la cantidad de pólizas que entran al proceso de anulación.
- La implementación de la herramienta permitió simplificar procesos, automatizar acciones, eliminar gestiones manuales o de construcción de información para la gestión. Esto permitió incrementar los niveles de productividad en toda la estructura de finanzas.
Se diseñó una arquitectura de solución para el Proyecto donde la solución de SAP FS-CD en S/4HANA 1709 on premise se implementó en la nube privada de SAP HEC (HANA Enterprise Cloud)
El Landscape de implementación de S/4HANA se basó en un “dual track”, donde el track de Proyecto comprendía 3 ambientes y el track de mantenimiento compuesto 4 ambientes más. La gestión de Transport Request estaba resuelto por CHARM y el Retrofit resolvía la actualización de versiones de mantenimiento evolutivo sobre el track de proyecto.
Los principales desafíos que debió sortear el Proyecto desde el punto de vista técnico fueron:
- Obsolescencia en algunos aplicativos principalmente con el legado TIME, el actual sistema core de seguros de SANCOR SEGUROS, lo cual nos obligó a trabajar fuertemente en la arquitectura de integración para salvar ciertas condiciones técnicas, y definir la mejor alternativa de integración en línea, problema mitigado con el landscape finalmente implementado
- La carencia de herramientas para monitoreo y reprocesamiento entre sistemas pre-existentes se resolvió mediante el desarrollo de herramientas para monitoreo y reprocesamiento que facilitaran la operación y resolvieran situaciones de contingencia
- Interacción con diversos sistemas existentes (y nuevos) de SANCOR SEGUROS con diversidad de tecnologías y plataformas para lograr la integración (IDOCS, webservices, archivos planos).
Para el equipo técnico de SANCOR SEGUROS fue la experiencia de mayor magnitud y alcance de un sistema corporativo en la Nube, sentando un precedente importante en el sector de tecnología de la información dejando sólidas bases para próximos proyectos.
Otras soluciones fueron necesarias desarrollar e implementar para complementar el correcto funcionamiento de la solución así como asegurar la operación, facilitar la resolución de errores y mejorar la trazabilidad y el control.
- Consola de Monitoreo y Reprocesamiento de Errores:
Todos los procesos deben proveer información de inconsistencias en sus ejecuciones, para ser posible ajustar y reprocesar.
- Cadena de Fin de Día y de Mes:
Como parte de las actividades y entregables del proyecto se generó el Diagrama conceptual de cadena de fin de día, donde por grandes franjas horarias se establecen precedencias de ejecución, entre soluciones SAP y non-SAP. Lograr este entregable requirió más tiempo de lo planificado organizando un equipo de trabajo interdisciplinario, para asegurar la inclusión de todos los procesos y la correcta secuencia. Se genero un control muy detallado de todos los procesos SAP y no SAP para garantizar la secuencialidad y dependencia de los procesos diarios.
Los siguientes son los módulos implementados en SAP FS-CD:
- Gestión de Datos Maestros: Interlocutor Comercial, Objeto Seguro, Cuenta Contrato
- Gestión de Cuentas Corrientes
- Gestión de Recaudación y Cobranza (Débito Automático en tarjeta de crédito y en CBU, Cobranza manual por caja, Recaudación por lotes, Ingresos por débito en cuenta corriente de comisiones, Ingresos por medio de Bróker)
- Administración de cartera de cheques, depósitos, reemplazos
- Gestión de Bróker
- Coaseguradoras y reaseguradoras
- Reclamaciones de deuda
- Operaciones de Cierre: Reconciliación con FI-GL y CO, Valuación en Moneda Extranjera, Clarificación, Compensaciones, Depuraciones de saldo.
- Devoluciones de cobranzas (integración con FI-AP)
- Integración con sistema Core de Seguros de SANCOR SEGUROS
Módulos de Finanzas (FI) en SAP S/4HANA:
- Contabilidad General y Cierre (FI-GL)
- Cuentas por Pagar (FI-AP): Integración con FSCD
- Tesorería y Bancos (FI-BL): Circuitos de Ingresos, Conciliaciones Bancarias
- Gestión de Caja y Liquidez (FI-CM): Cash Flow y presupuesto financiero
- Impuestos